Como integrar colaboradores que começam a trabalhar em home office

Como integrar colaboradores que começam a trabalhar em home office

O trabalho home office ficou mais comum em 2020 devido a pandemia do Covid-19. Quem não trabalhava em casa antes, teve que se adaptar e criar um ambiente produtivo no conforto do seu lar. O que muitos não sabem é que a dificuldade veio para ambos os lados, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Estamos acostumados com a receptividade calorosa, a conversa entre os cafezinhos e a troca de experiências durante o expediente. Mas a empresa também enfrenta a essencial tarefa de integrar os novos colaboradores, que fica ainda mais desafiadora com o trabalho iniciando em home office.

A porta de entrada da empresa é muito mais extensa do que imagina, ainda mais em trabalho remoto. Integrar os novos colaboradores é uma prioridade na agenda dos gestores de Recursos Humanos e para isso, alguns processos são necessários para deixar tudo em ordem para iniciar a jornada.

A head de Recursos Humanos da empresa de tecnologia Dígitro, Mariana Polli, conta que teve que adaptar todos os processos de RH para o online.

– Entre eles foi o treinamento de integração, onde a profissional do setor faz de casa com os novos colaboradores e aborda toda a parte institucional, visão de RH, projetos e programas e orientações sobre segurança da informação – explica.

O RH trabalha para que os novos colaboradores possam se sentir parte do time mesmo de longe, sem contato com outros colegas no ambiente físico de trabalho. Os gestores buscam fazer reuniões de apresentação, vídeoconferências para apresentar os projetos, envio de kit de boas-vindas e disponibilizar os materiais de trabalho para construir uma mesa de trabalho eficiente e produtiva.

Segundo a psicóloga Mariana Polli, desde o início da pandemia mais de dez colaboradores entraram na empresa e existe uma preparação para recebê-los.

– O analista de treinamento entrega os equipamentos, máquina, cadeira, papelaria, as ferramentas de trabalho e o kit de boas-vindas –diz.

Ela acrescenta que o treinamento de integração é um processo consolidado há muitos anos na Dígitro e acredita que é um dos principais da empresa.

– A pessoa está entrando e é a primeira impressão. A gente continuou, claro que com várias adaptações. Antes o treinamento levava um dia e meio e agora diminuímos e vamos fazendo mais espaçados – finaliza.

Alguns itens que compõem a lista de integração foram adaptados e outros criados, de acordo com as necessidades que surgiram no meio do caminho. E muitos profissionais ainda estão enxergando novas possibilidades e produzindo para sempre receber os novos colaboradores da melhor forma.

Afinal, o departamento de recursos humanos é responsável pela satisfação dos funcionários e por garantir a produtividade. Por isso, o Eu Quero SC separou algumas dicas para os profissionais de RH, descrevendo as soluções que podem ajudar na integração de novos colaboradores à distância com a equipe.

1 – Instrua o novo colaborador 

Informações sobre a empresa nunca são demais e é importante o novo colaborador entender como funcionam os processos no novo emprego. O RH deve comunicar sobre os sistemas e canais de comunicação utilizados, a quem se dirigir quando tiver dúvidas ou problemas, os horários e regras da instituição, por exemplo.

Não deixe espaços para dúvidas sobre o andamento do trabalho, se certifique de que o novo funcionário saiba tudo para começar tranquilo e seguro.

2 – Agende a apresentação

Não existe nada mais desconfortável do que chegar no primeiro dia de trabalho e ninguém saber quem é você e o que está fazendo lá, não é mesmo? Nunca deixe isso acontecer. Avisando a equipe de um novo membro você evita conversas cruzadas e informações falsas.

Informe a equipe sobre a chegada do novo colaborador, seu nome e sua função. Agende uma videoconferência para apresentar todos, deixei que cada um se apresente e fale um pouco do seu trabalho para que a nova pessoa se sinta parte do time.

3 – Kits de boas-vindas e home office

Todo mundo gosta de se sentir valorizado, por isso um kit de boas-vindas é muito bacana para que a pessoa se sinta importante. Uma caixa com uma carta assinada pelo gestor da empresa ou do setor desejando sorte e sucesso na nova caminhada, um copo/caneca/garrafa, agenda e caneta personalizada da marca, por exemplo, são coisas úteis e demonstram atenção com o novo colaborador. Pode apostar, não tem erro!

– Os relatos é que de fato eles se sentem amparados e acolhidos e a pandemia não influenciou negativamente na entrada – comemora a head de RH Mariana Polli.

Com o trabalho home office muita gente precisou adaptar a sala de casa e não tem os materiais necessários, que tinha à disposição no escritório. Por isso, oferecer os materiais que estão na mesa do escritório é uma iniciativa que estimula a produtividade e satisfação do colaborador, seja novo ou antigo.

Pergunte ao colaborador se ele precisa de uma cadeira de escritório, algo de papelaria, computador e outros itens que podem ajudar no trabalho home office. Assim como no ambiente físico, invista na produtividade do profissional.

4 – Marque reuniões para o novo profissional conhecer os projetos da empresa

Não deixe seu novo colaborador perdido, o que é muito comum na chegada em uma nova empresa. Incentive reuniões de videoconferência entre a equipe do setor para que ele conheça os projetos em andamentos, a metodologia de trabalho e comece a colaborar com o trabalho

5 – Ofereça treinamentos online

Quando um funcionário entra na empresa, precisa passar por alguns treinamentos. Não deixe que a distância os afaste mais ainda. Ofereça os treinamentos online, adapte-se, crie novas formas de ensinar as atividades, integrar a equipe e orientar o novo colaborador.

6 – Defina a comunicação do trabalho remoto

Assim como presencialmente, em home office a equipe precisa se comunicar e para isso a empresa precisa definir uma plataforma, para que todos acompanhem o andamento das atividades e não se sintam perdidos. 

Defina os meios de comunicação, que podem ser por telefone, e-mail, por WhatsApp ou videoconferências e os horários. É importante sugerir uma data e horário para que os encontros sejam feitos com regularidade, para as informações não se perderem.